こんにちは、コロナの長期化で、体重が増え続けている営業部松尾です。

今回は、金十郎社内での取り組みについてご紹介です。

今さらかもしれませんが、今期は、社内でペーパーレス化を進めております。
まだ、システムを入れて模索中ですが、今年中の完成に向けてテスト運用をスタートしました。
現在、金十郎では、ＦＡＸ受信から、受注作業、発注作業、見積、ピッキング作業など、すべて印刷して各部署へ配布し、業務処理を行っており仕事において紙は切り離すことがなかなかできませんでした。
笑い話ですが、ＦＡＸ送信、コピー、スキャナ作業のために、いつも複合機は順番待ちが絶えません。

しかしながら、長引くコロナ環境において、お取引先様の仕事のスタイルも大きく変化されています。リモートワーク中は、メールしか対応ができませんとのご連絡をいただくことも増えてきました。改めて、世の中のリモートワークが進んでいる印象を受けました。

今回の取り組みがうまく進めば、相当量の紙の消費が減って、環境にももちろんいいのですが、最大の目的は、書類探しの時間を排除することです。
ご想像通りと思いますが、業務中は、各人の机の上は、書類の山、さらにその上に届いた書類を配るのですが、埋もれていかないか不安でなりません。
業務の中で、FAX受信が毎日２００件程度ございますが、これを各部署へ仕訳する作業をパソコン上で行い、可能な限り印刷せずにデータのみで、ＦＡＸやメールしたり、各部署へリレーしていきます。というか、そうなる想定です。きっと・・・

これにより、お客様から問い合わせがあった際に、今まで目的の書類を探すために、お待たせすることが多かったのですが、こういう対応時間を短縮することで、お客様にも金十郎にもお互いメリットが生まれると思います。

非常に小さな改善かもしれませんが、対応件数が多い分、「ちりも積もれば」で大きな改善効果がでるのではと期待しております。
システム変更には、社内メンバー全員が仕組みと使い方を理解すること、そして変わることを嫌がらないことです。
誰でも、今のやり方が最善と思って、日々業務をしておりますが、この固定観念を崩すことが難題です。いつものことですが、社内で新しい流れに馴染んでくれるかが大きな課題です。

とにかくやってみながら考えようと、まずは形からと、全員のパソコンを２画面にするために追加モニタを購入しました。



なかなか便利です。
あとは、うまくいくことを願うのみです。

お客様からの様々なお問い合わせに、より丁寧に、よりスピーディにお答えできる金十郎に変化して参ります。